Responsabile della conservazione

Il Responsabile della gestione documentale è una delle figure professionali chiave nel processo di gestione documentale introdotte dal DPCM 3 dicembre 2013. 

Le attività proprie del Responsabile della conservazione sono indicati nell’articolo 7, comma 1 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e comprendono:

• definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
• gestire il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
• generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
• generare e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
• effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
• adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici;
• provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
• assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
• assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
• provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
• predisporre il manuale di conservazione di cui all’art.8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Nello svolgimento di queste funzioni il Responsabile coordina la sua azione con quella di altri soggetti come il Responsabile della gestione documentale e il Responsabile della privacy.

Il Responsabile della conservazione per il Comune di Pontassieve è stato nominato con decreto del Sindaco n. 109 del 07/10/2016 ed è stato individuato nella persona del Segretario Generale dott. Ferdinando Ferrini.